2021年 新年のご挨拶：お願い事項（１）
コロナビールスによるパンデミックの為、命を落とされた方もお近くにいらっしゃる方もいると思いまして、お祝いの言葉の代わりに「新年のご挨拶」とさせて頂きます。
お客様に置かれましても、大変な日々を過ごされた方もいらっしゃると思います。
弊社でも、Covid-19、ソフトウエアのシャットダウン（2020年2月下旬）、IRSとUSPSの一時閉鎖、と言うことが起こり、タックス作業に遅延が出てしまったこと、お詫びいたします。
2021年が明けても状況は好転していません。 アメリカでは、ワシントンの議会襲撃、コロナの死者が過去最高になり、医療機関がひっ迫、とうい状況です。同時に、Identity Theft、オンライン詐欺も益々ひどくなっています。
そのため、弊社では、以下の対策、変更を講じております。お客様のご協力を是非お願いしたく存じます。
1．書類をアップロードするSecureFileProのURLが変更となりました。 https://hanako.securefilepro.com/portal/#/login
今までのURLへKen4Taxでしたが、”hanako"と変更し、更にセキュリティーを強化しております。弊社からのEmailのSignature部分にリンクを貼ってありますので、そちらからお入りください。ログイン情報は変更ありません。
2．SecureFileProでのファイル名や内部メッセージは日本語が使えません。英語、ローマ字にてご記載願います。
業者に数回要請しましたが、アルファベット以外は対応していない、と言う返事でした。
お手数ですが、ローマ字、英語で標記、連絡をお願いします。
現在、日本語対応のPortalを探しています。
３．ソーシャル番号のついた書類は、決してEmailへの添付をしないでください。
非常に危険です！ 今年は徹底して、強化いたします。お客様のIdentity Theftを防ぐためです。是非ご協力願います。
書類はすべてSecureFileProへアップロードしてください。
4．コミュニケーションはEmailにてお願いします。
Line, Textにてタックスのコミュニケーションはいたしません。Lineはセキュリティーの問題があります。テキストは履歴が消されてしまいます。
弊社のEmail Systemはセキュリティーがかかっています。ただし、SS番号などが載った書類は添付しないよう、重ねてお願い申し上げます。 コロナパンデミック下における”万が一を考え、Emailには、弊社のアシスタント、アソシエイトにCCを入れ。バディーシステムを行います。複数の人間がお客様とのコミュニケーションを見ていく形をとります。
お客様のご返信は、Reply to All を選定して、ご返答下さいませ。よろしくお願いいたします。
5．Engagement Letter （年次契約書）
SecureFileProの”PUBLIC"というフォルダに年次契約書があります。
初年だけではなく、毎年、サインとアップロードをお願いいたします。
尚、今年より、ABCVというEファイルの通知をEmail またはテキストで受け取ることをご希望の場合は、Consent to Use, Consent to Discloseという二つの書類にサインをタックスの着手の前にサインをお願いします。昨年までは、E-File時にサインを頂いていましたが、前倒しとしました。
メッセージ会社へ公開する情報は、電話番号、Email Address, リファンド金額だけだと思いますが、規制により、お客様のサインを頂くことになります。
詳しくは、年次契約書に付随のファイルをご覧ください。SecureFileProのPublic フォルダにあります。