2021年シーズン 連絡事項(2)

前回の(1)を受け取られていない方は、”こちら”をクリックしてください。


アメリカと日本に於ける、新型コロナウィルス感染の第二波が日ごとに激しさをましています。

昨年、2020年では、内部外部ともに遅延が起こりましたので、2021年は以下の対策、変更を取らせて頂きます。


1.お客様との面談は、コロナの状況が落ち着くまで、WebEx、電話のみとさせていただきます。

サインを頂く際の面談は、カフェの屋外席などで行います。

2.バディーシステムを導入します。

樋口のみが担当するお客様は、万が一連絡が途絶えた場合は、以下の担当にご連絡ください。 日本語:kura@hanako.tax

英語:Theresa@hanako.tax


担当者のメルアドが複数入る場合は、返信には、二人のメルアドが入るようお願いいたします。”Reply to All”を選択してください。


万が一を考え、一人が何らかの理由でE-mailに返信できなくとも、バディーがフォローアップできる体制をとります。



3.書類送付には、FEDEXを使用します。

USPS (アメリカの郵便)は当分の間使用しません。


2020年にUSPSで送付した書類等がお客様の手に届いていない事態が昨年おこりました。 2020年11月の選挙にまつわる更なる遅延が起こっています。影響は2021年に及びます。 *NPR Website & Audio



今年は、追跡機能があり、まだ確実なFEDEXを使用します。


Fedexも受付数を制限しているとともに、Feeが大幅に増加しています。

書類の送付がある場合は、費用が輸送費の分値上がりいたします。


4.会計書類提出期限の前倒し (1)4月15日までファイルをご希望の方2月中の提出を目標にお願いいたします。過去に弊社が貴会計書類を整える作業があった場合は、2月上旬にお願いいたします。

3月に入ってからの会計資料の提出に関しては、ファイル期限をお約束できません。


(2)延長申請を前提とした4月15日以降の会計書類の受付: 4月30日 *情報が米国外にあり、どうしても手に入らない場合のみとします。


*やむなきご事情がある場合の最終提出期限は、6月末とします。こちらは例外的な場合とします。


対象:

  • 個人営業の方(Schedule C)

  • 賃貸物件をお持ちの方(Schedule E)

  • Clergyの方(Clergy Worksheet)

  • 会社経営の方

  • 一年分の数字のまとめが必要な方


2020年、コロナ禍により、一番影響を受けたのが、上記の方たちでした。

パンデミック下では、IRS, 金融業者、日本への連絡、すべてが100%機能いたしません。


昨年までは、延長申請を出して、のんびりと会計を集めよう、というやり方はなんとか、ぎりぎりの線で行われてきました 。

しかし、2020年の反省から、お客様がタックスのベネフィットを十分に受けていただくため、期限を設定させていただきます。なにとぞご協力のほどお願い申し上げます。


なお、Form 1099類で、3月15日を過ぎないと準備できないものがあります。これらは、計算せずに、INPUTできる書類ですので、上記期限は対象外です。


ここでは、会計資料、つまり、事業の収入、経費の整理のことをお話ししております。

今年より、提出の前倒しを全面的におねがいいたします。




4.コミュニケーションはEmailにてお願いします。

Line, Textにてタックスのコミュニケーションはいたしません。Lineはセキュリティーの問題があります。テキストは履歴が消されてしまいます。


弊社のEmail Systemはセキュリティーがかかっています。ただし、SS番号などが載った書類は添付しないよう、重ねてお願い申し上げます。 コロナパンデミック下における”万が一を考え、Emailには、弊社のアシスタント、アソシエイトにCCを入れ。バディーシステムを行います。複数の人間がお客様とのコミュニケーションを見ていく形をとります。


お客様のご返信は、Reply to All を選定して、ご返答下さいませ。よろしくお願いいたします。



5.Engagement Letter (年次契約書)

SecureFileProの”PUBLIC"というフォルダに年次契約書があります。

初年だけではなく、毎年、サインとアップロードをお願いいたします。

尚、今年より、ABCVというEファイルの通知をEmail またはテキストで受け取ることをご希望の場合は、Consent to Use, Consent to Discloseという二つの書類にサインをタックスの着手の前にサインをお願いします。昨年までは、E-File時にサインを頂いていましたが、前倒しとしました。

メッセージ会社へ公開する情報は、電話番号、Email Address, リファンド金額だけだと思いますが、規制により、お客様のサインを頂くことになります。


詳しくは、年次契約書に付随のファイルをご覧ください。SecureFileProのPublic フォルダにあります。


今後、書類へのサインもEサインの対応を検討してまいります。

以上、お手数ですが、よろしくご協力の程お願い申し上げます。


タックス日本語 

樋口智子

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